#Solopreneur en Design d’intérieur: 7 astuces pour une meilleure gestion:
Prendre le temps d’organiser le coeur de votre entreprise de design d’intérieur peut être long, mais cela présente d’énormes avantages dont vous pourrez profiter durant de nombreuses années.
Si vous êtes l’une de ces personnes qui disent « Je ne suis pas une personne organisée », ou à l’inverse si vous pensez gérer votre business d’une main de maître, je suis sûre que vous trouverez ce post utile d’une façon ou d’une autre. L’idée est vraiment de créer des systèmes et procédures qui faciliteront votre quotidien, particulièrement lorsque vous travaillez au sein d’une micro entreprise.
Ne vous surchargez pas en essayant de TOUT appliquer dès demain. Choisissez 2 ou 3 astuces et concentrez-vous sur celles-ci. « Fait vaut mieux que parfait! » il paraît. 🙂
Il est facile de laisser ses fichiers numériques en désordre, mais cela peut conduire à des erreurs critiques (voire coûteuses).
Tout d’abord, choisissez un programme de stockage de fichiers, tel que iCloud, Google Drive ou encore Dropbox, et tenez-vous en au programme que vous sélectionnerez. Le fait de stocker vos fichiers à divers endroits est plus perturbant qu’autre chose et ne permet pas d’être efficace au quotidien.
Vous pouvez télécharger les versions bureau de vos programmes si votre stockage le permet, cela représentera aussi un gain de temps.
Le fait de trier vos dossiers fournisseurs/partenaires et clients séparément paraît logique.
Pour ma part pour les dossiers clients par exemple je trie par année > mois > Validé/Non validé >NOM + Prénom puis à l’intérieur: différents dossiers selon les étapes APS, APD, Commandes, livraison, etc. Ces fichiers eux mêmes contiennent des dossiers spécifiques avec les photos du bien, le relevé de cotes initial, les esquisses, compte rendu d’entretien, plans, etc.
Il n’y a pas une unique façon de faire mais prenez le temps de trouver ce qui fonctionnera pour vous et votre entreprise.
Si vous utilisez Gmail, il existe de nombreux outils simples mais puissants pour optimiser votre boîte de réception. Voici quelques-uns de mes outils préférés :
Étiquettes automatiques – Les étiquettes facilitent grandement la recherche d’e-mails. Vous pouvez créer un filtre de sorte que chaque e-mail répondant à certains critères que vous définissez obtienne automatiquement cette étiquette.
Autrement si vous utilisez Apple Mail, le système de drapeau colorés ou le fait de taguer certains contacts comme VIP est un premier pas. En un clic, sans avoir a actionner la barre de recherche, vous pourrez trouver tous vos mails classifiés sous le drapeau bleu, jaune ou vert.
Je ne sais pas ce que vous en pensez mais avoir un calendrier joli et organisé a quelque chose de satisfaisant. Lorsque vous avez le bon calendrier et un code de couleurs bien pensé, vous pouvez réduire la charge mentale en ne vous occupant que des choses les plus importantes.
Je trouve qu’il est aussi très utile d’avoir des sous calendriers pour ne pas mélanger ce qui relève du perso et du pro. Vous pouvez par exemple avoir:
- Business: réunions, rdv. Ne pas oublier de s’ajouter un ou deux rappels la veille + le jour J 1h avant.
- Famille/enfants: activités familiales, rdv médicaux, vacances, sport.
- Personnel: vos séances de pilates ou vos rdv chez le coiffeur par exemple.
- Argent: toutes les dates de paiement et/ou prélèvements pro et perso si vous le souhaitez.
- Gestion de projet: les échéances d’un chantier en cours.
- Anniversaires: famille et amis.
- Formation: on ne s’arrête pas d’apprendre alors à chaque fois que vous planifiez une formation, notez-le.
Voici comment vous pouvez personnaliser votre calendrier ICI
Au delà du calendrier, j’utilise l’application TRELLO (version destock sur Mac). J’y planifie mes semaines et mes journées, c’est très intuitif et simple d’utilisation. Il y a aussi ASANA qui est très reconnu.
Voici à quoi ressemble l’interface TRELLO. J’y crée une étiquette par semaine et lorsque je clique dessus, j’ai une checklist comme sur l’image de droite. Si j’avais tout coché, la checklist apparaîtrait avec un carré vert en bas à gauche (voir image de gauche).
En tant que décorateurs ou architectes d’intérieur, notre bureau contient probablement plus de choses que le bureau moyen. Je prends donc l’habitude de classer mes échantillons par couleur et par marque ou par exemple pour de la faïence, par taille/forme/marque.
Aussi, il est important de s’assurer chaque saison ou chaque année (selon les fournisseurs) d’avoir une liste de prix et des catalogues à jour. Pour cela, un fichier excel dans lequel vous répertoriez vos fournisseurs par typologie de produit peut vous aider à garder le dessus.
Notre environnement joue sur notre moral, notre productivité et notre efficacité. Si la lumière du jour est extrêmement importante pour maintenir notre moral au beau fixe, l’état de notre bureau l’est également. Dans un bureau organisé, vous vous sentirez forcément plus concentré sur les tâches à effectuer car vous ne serez pas distrait par le désordre ambiant.
Ce qui est super pour moi c’est que de plus en plus de gestion se fait de façon électronique et c’est tant mieux pour la planète. Je n’imprime pas mes documents pour les ranger dans des classeurs et cela n’est pas gênant pour le moment. Tout est stocké sur un disque dur, mon ordinateur ou un cloud. De ce fait, je n’ai pas une tonne de documents qui traînent. Par contre, si vous aimez systématiquement tout imprimer, je vous conseille de prévoir des classeurs ou pochettes afin de trier.
Je suis Madame Template et procédures, je l’avoue, j’aime beaucoup mettre en place des process d’organisation, gestion de ma petite entreprise.
- Moodboard / cartouche CAD, FF&E
- Script premier call client (que je partage en accédant au Lounge)
- Guide branding (en perspective de futur recrutement pour permettre de s’imprégner des codes de la maison)
- Contrat de début de mission (par service)
- Kit de bienvenue (pour le client en début de projet)
- Description détaillée de mes services (usage interne)
- Estimation du temps passé par mission
- Cadrage de mes prestations (usage interne)
- Et bien plus.
J’espère que cet article vous aura plu, si vous ne l’avez pas encore fait, je vous invite à rejoindre The Lounge
Je vous y partage une checklist que vous pourrez partager et conserver.
Oudé. 🖤
